Smit en Dorlas

Smit & Dorlas is met ruim 100 enthousiaste medewerkers een ambachtelijke koffiebrander voor professionals. Met de juiste service en goed vakmanschap weet men al ruim 190 jaar horecaondernemers en bedrijven aan zich te binden. Kwaliteit en innovatie op het gebied van koffie en warme dranken zijn de drijvende factor achter het succes. Toen er recentelijk een keuze gemaakt moest worden in de aanschaf van een nieuwe telefoniesysteem lag de lat hoog; het realiseren van exceptioneel goede bereikbaarheid voor klanten was het doel. Klaus Berger, manager ICT geeft uitleg.

Klantenservice prioriteit één

Smit en Dorlas staat voor het passie en kwaliteit. Klaus Berger licht dit toe: ”Wij willen onze reputatie elke dag opnieuw waarmaken. Dat betekent dat we onze ondersteuning en advisering naar klanten voortdurende naar een hoger niveau willen brengen en de keuze van Xelion VoIP heeft daarbij enorm geholpen. Het systeem biedt een rijkheid aan mogelijkheden om gesprekken op een eenvoudige manier 24 uur per dag naar de juiste service medewerker te routeren.”

Voor bedrijven die zich bewust zijn dat klantcontract de kern van hun relatie met klanten is biedt Xelion verrassende mogelijkheden. Niet alleen de geavanceerde routering van gesprekken, maar ook het meten en rapporteren van de bereikbaarheid van de organisatie is indrukwekkend. Naast diverse standaardrapporten kan de manager verantwoordelijk voor service of klantcontact met een wizard zelf eenvoudig maatwerkrapporten samenstellen. Ook is er een wallboard waarmee je op elk willekeurig moment van de dag inzicht hebt in het aantal binnenkomende gesprekken en de manier waarop deze zijn afgehandeld.

Aanpassingsvermogen

Een ander aspect wat voor Smit en Dorlas zwaar telt is de flexibiliteit van het systeem. “We kunnen zelf veel zaken in Xelion6 aanpassen waardoor we snel kunnen inspelen op veranderingen” aldus Berger.

Dat geldt niet alleen voor beheerders die via simpele pull down meno zelf gebruikers aanmaken en functies activeren. In de wereld van vandaag wil de gebruiker zelf aan de knoppen zitten en daar speelt Xelion goed op in. Zonder tussenkomst van de beheerder schakelt de gebruiker zich eenvoudig in een groep, routeert hij zijn gesprekken tijdelijk naar een ander nummer, of luitster een gespreksopname na. Zonder handleiding of training, iedereen kan direct aan de slag. Dat verhoogt de acceptatie van een nieuw systeem enorm.

Klaar voor de toekomst

Elke organisatie is anders en Xelion6 past zich daar op aan . Sommigen beperken zich tot alleen de telefoniefunctionaliteit in het systeem, anderen profiteren van vast/mobiel integratie, koppelingen met Outlook/Exchange of gebruiken nieuwe manieren van communiceren zoals chat. Klaus Berger erkent dat er nog heel veel mogelijkheden in het systeem zijn die het ontdekken waard zijn. “Sterk is dat zowel de basis- en geavanceerde functies in Xelion standaard beschikbaar zijn. Dat maakt het mogelijk om in de toekomst eenvoudig nieuwe opties te gaan gebruiken zonder daarvoor extra te moeten betalen” En dat is een prettig idee voor zowel de gebruikers als de financieel manager.