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ORGANIZED COMMUNICATIONS (OC): NACH VOIP DER LOGISCHE NÄCHSTE SCHRITT

ORDNUNG BRINGEN IM CHAOS DER KOMMUNIKATION

In den vergangenen Jahren haben viele Organisationen eine traditionelle Telefonzentrale gegen eine VoIP-Telefonie-Lösung aus der Cloud. Der niederländische Verband der Klein- und Mittelbetriebe zählt inzwischen bereits mehr als 800.000 geschäftliche Anwender, die mit hosted VoIP arbeiten. Diese Zahl wird noch steigen. VoIP-Telefonie bietet bereits viele Wettbewerbsvorteile für die Bertriebe, die es verwenden. Es gibt allerdings noch mehr Vorteile. Der logische nächste Schritt, der das zu bieten hat, heißt Organized Communication (OC), die die unten aufgeführten drei Pfeiler enthält. Organised Communication

1. EINFACHE INITIATION DER INFORMATION

Es sind noch keine zwanzig Jahre her, als man noch jemand auf dem Festanschluss über die Telefonistin anrief, wenn man mit jemandem sprechen wollte. Heute kann und muss man sich aus Festanschluss, Handy, E-Mail, SMS, WhatsApp, Skype oder Facetime entscheiden. Eine Nachricht auf Social Media posten, das klappt auch noch. Dadurch wird Kommunikation ziemlich komplex, weil jedes Medium seine eigenen Verhaltensregeln, Formats und Adressbücher hat. Wie weiß man, ob jemand auch wirklich aktiv ist auf dem Medium, für das Sich entscheiden? Wie sieht es mit den Updates aus, mit der Sicherheit und der Möglichkeit zum Teilen mit anderen Interessenten? Für Millionen von geschäftlichen Anwendern gilt, dass sie sogar bei mehr als sechs Stunden pro Tag, die der Kommunikation gewidmet sind, ihre Erreichbarkeit noch immer gesunken ist. Wie ist das möglich? Die Antwort liegt darin, dass die Struktur fehlt, eine Struktur, die bei OC-gesteuerter Software sehr wohl vorhanden ist. Xelion ist so ein OC-Produkt, das dem Anwender mithilfe einer einfachen App jede Form geschäftlicher Kommunikation auf Smartphone, Tablet oder PC bietet. Ganz gleich, ob sich der Anwender zu Hause, unterwegs oder im Büro befindet: jedes Telefon-, Chat- oder Videogespräch kann vonstattengehen. Mit einem einfachen und aktuellen geschäftlichen Adressbuch, dass mit der Organisation geteilt wird, erfolgt die Kommunikation einfach und effizient. E-Mailen, mit Festanschluss oder Handy anrufen, alles erfolgt genauso leicht mit demselben Interface. Umfragen haben ergeben, dass gut 74 % der KMU so etwas benutzen wollen, weil es Zeit spart.

2. VERBÄNDE LEGEN

Unternehmen, die keine von OC aus entwickelte Telefonsoftware verwenden, entgeht sehr viel Information über Kundenmomente, weil nichts gespeichert wird. OC ermöglicht es, den Gesprächsverlauf einschließlich der aufgenommenen Gespräche gut zu speichern. Kollegen können so ganz einfach ihre Arbeit übernehmen, weil schnell die richtige Information darüber verfügbar ist, was mit dem Kunden besprochen wurde. Außerdem kann dann sofort und schnell zur richtigen Person durchgestellt werden. Damit gewinnen Sie Einsicht im Verlauf, die ganze Kommunikation wird einfach für Sie gespeichert und geordnet. Telefongespräche, Chat oder E-Mail, alles einfach zurückzufinden, gegebenenfalls mit einer Gesprächsnotiz auszustatten. Mit den richtigen CRM- und ERP-Kopplungen, die innerhalb eines OC-Produkts wie Xelion gemacht sind, kommen die richtigen Kundendaten an Hand der Telefonnummer sofort nach oben. Das sorgt dafür, dass wirklich ein Dialog mit dem Kunden zustande kommt, der erst dann beendet ist, wenn die Kundenfrage ordentlich beantwortet wurde. Unternehmen wie KLM und Body & Fit, die Einsicht in der Kommunikation mit ihren Kunden haben und darauf weiterbauen für eine bessere Dienstleistung, geben ein gutes Beispiel ab. Dank OC werden keine wertvollen Informationen weggeworfen, sondern dankend verwendet um den Kontakt mit den Kunden strukturell zu verbessern.

3. BIG DATA VERSCHAFFEN EINSICHT

Einen anderen großen Vorteil, den OC als „Next Step“ bietet, ist, dass dank der gespeicherten Kundenkommunikation das Management mehr Einsichten über die Qualität der Organisation erlangt. Wie war die Erreichbarkeit, welche Menschen hatten die meisten Anrufe, wie war das mit der Outbound- vs. Inbound-Ratio… Kurz, viele nützliche Informationen, die mehr Einsicht verschaffen. Darüber hinaus können die Manager sich auch Gespräche erneut anhören und können die Gespräche sogar aufgrund der Eingabe bestimmter Begriffe gesucht werden. So entsteht viel mehr Einsicht darüber, wie die Organisation funktioniert, was die wichtigsten Fragen sind, die gestellt werden und wie diese gelöst werden. Fazit: Ein OC-Produkt wie Xelion bewirkt nicht nur, dass cleverer gearbeitet werden kann, aber eben auch, dass ein Unternehmen buchstäblich etwas lernt und klüger daraus wird.