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Comunicaciones organizadas (oc): el siguiente paso lógico del voip

Establecer el orden en el caos de la comunicación

Muchas organizaciones se han pasado en los últimos años de una central telefónica tradicional a una solución de telefonía VoIP desde la nube. Las PYME ya cuentan con más de 800.000 usuarios empresariales que trabajan con VoIP alojados en una nube. Este número seguirá creciendo constantemente. La telefonía VoIP ya ofrece muchas ventajas competitivas a las empresas que la utilizan. Sin embargo, aún queda mucho por ganar. El siguiente paso lógico lo ofrece la llamada Comunicación Organizada (OC), que contiene los tres pilares principales descritos a continuación.

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1. Facilidad para iniciar una comunicación

Hace menos de veinte años, se llamaba con teléfono fijo a través de un telefonista. Ahora puedes y debes elegir entre Fijo, Móvil, Correo electrónico, SMS, Whatsapp, Skype o Facetime. Publicar un mensaje en un medio social también es posible. Esto hace que la comunicación sea bastante compleja, porque cada medio tiene sus propias reglas de conducta, formatos y libretas de direcciones. ¿Cómo sabes que esa persona también es realmente activa en el medio que eliges? ¿Qué pasa con las actualizaciones, la seguridad y el intercambio con otras partes interesadas? La accesibilidad de millones de usuarios empresariales se ha reducido, a pesar de que ya se dedican más de 6 horas al día a la comunicación. ¿Cómo puede ser? La respuesta es que falta la estructura que un software impulsado por OC sí tiene. Xelion es uno de estos productos OC que proporciona al usuario una aplicación fácil de usar para proporcionar cualquier forma de comunicación empresarial en smartphone, tablet o PC. El usuario puede iniciar cualquier llamada telefónica, chat o vídeo, ya se encuentre en casa, de viaje o en la oficina. Una libreta de direcciones empresarial fácil y actualizada que se comparte con la organización, hará que la comunicación sea fácil y eficiente. Enviar correos electrónicos, llamar desde fijo o móvil, todo se puede iniciar fácilmente desde la misma interfaz. La investigación indica que más del 74% de las PYME dicen querer tener un sistema así por el ahorro de tiempo.


2. Establecer acuerdos

Las empresas que no utilizan un software de telefonía diseñado por OC carecen de mucha información sobre los momentos del cliente porque no se almacena nada. OC permite almacenar el historial de llamadas, incluso las llamadas grabadas, de forma correcta. De esta manera, los colegas pueden hacerse cargo fácilmente del trabajo de los demás, porque la información pertinente sobre lo que se ha discutido con el cliente está rápidamente disponible. Además, se pueden desviar las llamadas directa y rápidamente a la persona adecuada. Esto le da una visión del historial y toda la comunicación se almacena y organiza fácilmente para usted. Llamadas telefónicas, chat o correo, todo es fácil de recuperar si es necesario proporcionar un informe de llamada. Con los enlaces CRM y ERP correctos que ya se realizan muchas veces dentro de un producto OC como Xelion, es posible encontrar los datos de cliente correctos a través del número de teléfono. Esto significa que realmente se crea un diálogo con el cliente, que sólo termina cuando se responde cuidadosamente a la pregunta del cliente. Buen ejemplo de ello son compañías como KLM o Body & Fit, que tienen una clara visión de la comunicación con sus clientes y pueden ofrecer un mejor servicio sobre esta base. Gracias a OC, no se descarta ningún dato valioso, sino que se utiliza para mejorar estructuralmente el contacto con el cliente.

3. Una gran base de datos proporciona conocimiento

Otra ventaja importante que ofrece OC como siguiente paso es que la comunicación almacenada con el cliente permite a la dirección obtener una mejor comprensión de la calidad de la organización. ¿Cómo ha sido la accesibilidad, qué agentes han tenido más volumen de llamadas, qué relación de llamadas entrantes-salientes ha habido? En resumen, una gran cantidad de información útil que le proporciona más conocimiento. Además, los gerentes también pueden volver a escuchar conversaciones e incluso pueden buscar el uso de ciertas palabras en dichas llamadas. Esto proporciona mucha más información sobre cómo lo hace la organización, cuáles son las cuestiones más importantes que se plantean y cómo se resuelven. En definitiva, un producto como OC de Xelion, no sólo hace posible trabajar de forma más inteligente, sino que también hace que una empresa aprenda y se haga más inteligente.