Klantcase Boval

Succesvol ontzorgen van ondernemers

De Boval Groep is een onafhankelijke brancheconsultant op het gebied van advisering en financiële dienstverlening. Met een heldere visie ontzorgt Boval ondernemers door het regelen van schade- en inkomensverzekeringen, maar ook lease en verzuimmanagement. De organisatie heeft 2 vestigingen en ruim 160 werknemers.

Boval wil de ondernemer laten ondernemen en slaagt daar goed in. De organisatie groeit spectaculair. Omdat bereikbaarheid voor klanten een speerpunt is in de visie willen we graag meer weten over de keuze voor Xelion. We vragen het aan Gie Lie, systeembeheerder en iemand met jarenlange ervaring op het terrein van IT en telefonie.

Bewaken van kwaliteit dankzij wallboards

Boval ontwikkelt zich snel. Inmiddels werkt Boval al met ruim 20 hoofdnummers voor verschillende activiteiten. Toch is de telefonische bereikbaarheid goed; klanten waarderen die gemiddeld met een 8. Dit cijfer mag niet omlaag gaan door groeistuipen. Met behulp van wallboards kan per activiteit exact worden gemeten wat het verkeersaanbod is en hoe bereikbaar de organisatie is.

“Met het wallboard hebben we real time inzicht in de hoeveelheid inkomende gesprekken. Met de medewerkers die de telefoon aannemen maken we afspraken over de bezetting en hebben we inzicht hoeveel tijd het kost om gesprekken te beantwoorden en te verwerken.” Daarmee worden aanbod en bezetting gematcht en wordt er meetbaar gemaakt of de bereikbaarheid overeenkomt met de vooraf gestelde doelstellingen. Op elk telefoonnummer kan een wallboard worden geactiveerd zonder dat dit extra licenties kost. Als Boval in de toekomst nieuwe initiatieven opstart is het systeem er al gereed voor.

App voor buitendienst – altijd in contact met de organisatie

Het volgende project dat zal worden aangepakt is de buitendienst bereikbaarder te maken met de app. “De meeste medewerkers werken al met een app op de PC (softphone) waarmee in één klik contact wordt gelegd met collega’s en klanten. Een logische stap is om de buitendienstmedewerkers met behulp van de Xelion app op de smartphone te verbinden met de organisaties. Hier gaan we binnenkort mee starten.” De Xelion app draait in combinatie met elk mobiel netwerk en maakt het contact met ambulante medewerkers stukken makkelijker.

Rapportcijfer

Boval werkt nu een aantal jaren met Xelion en is door de tijd heen steeds nieuwe functies gaan gebruiken. Als geen ander kan Gie een oordeel geven over de vraag of het systeem voldoet aan de eisen van zijn organisatie. “Wij hebben nu ruime ervaring met Xelion en zijn zeker tevreden. Wij hebben een kleine IT staf dus het is belangrijk dat we niet veel tijd kwijt zijn aan beheer van onze systemen. De implementatie van Xelion is niet complex en ook het activeren van nieuwe functies kan zonder veel hulp van buitenaf. Daardoor zijn de kosten voor exploitatie gunstig.” Daar voegt hij nog aan toe: “De stabiliteit van het systeem is zeer goed, dat is cruciaal voor Boval omdat het overgrote deel van het klantcontact telefonisch gaat. Ik geef een 8 en zou als ik weer voor de keuze kom te staan opnieuw voor Xelion kiezen.”