Klantcase Muziekkwartier

Muziekkwartier Enschede; sprankelend cultureel hart van Twente

In 2008 zijn 6 culturele instellingen gaan samenwerken vanuit een spectaculaire locatie in het centrum van Enschede. Het Muziekkwartier omvat diverse podia voor theater en muziek en beschikt daarnaast over 11 oefenruimtes en een balletstudio. Jaarlijks worden ruim 400 voorstellingen geprogrammeerd voor ruim 150.000 bezoekers. Ook vinden er talloze congressen en speciale evenementen plaats.

Clemens Mos is Manager Algemene Zaken van het Wilminktheater en Muziekcentrum Enschede en vertelt hoe 6 organisaties met eigen specifieke wensen samen tot de keuze van een nieuw telefonie/communicatie systeem zijn gekomen.

De traditionele telefooncentrale schiet tekort

“Onze zoektocht begon toen we er achter kwamen dat de telefooncentrale steeds minder aansloot op de wensen van gebruikers,” legt Clemens uit. “Vervolgens is een projectgroep gestart met een inventarisatie van wensen. In ons geval een bijzondere klus omdat we eigenlijk op zoek gingen naar een communicatiesysteem dat geschikt is voor 6 behoorlijk uiteenlopende instellingen.” De nieuwe telefonieomgeving moest uiteraard in de eerste plaats stabiel en betrouwbaar zijn. Maar ook functioneel zijn er enkele eisen die doorslaggevend in de selectie zijn geweest.

Gebruikersgemak

Met de komst van Xelion is ook werken met de softphone op de PC geïntroduceerd. “De Xelion softphone is heel gebruikersvriendelijk en dat nodigt uit om er mee te werken. De informatie wordt logisch en overzichtelijk gepresenteerd. Functies als adressenboek, beschikbaarheid van collega’s en het maken van gespreksnotities voegen echt iets toe voor de gebruiker.”
De softphone is gratis beschikbaar voor elke gebruiker en je hebt er geen training voor nodig. Naast bellen, chatten en sms zijn er talloze handige functies beschikbaar zoals wallboards, terugluisteren gesprekken of het bijhouden van takenlijsten.

Integratie CRM

Tijdens de selectie kwam naar voren dat de integratie van telefonie en CRM verrassend veel voordelen biedt. “We werken met Profit InSite van AFAS. Alle klantgegevens worden daar vastgelegd. Door de koppeling van AFAS met Xelion wordt met een pop up automatische een contactkaart geopend als er een klant belt. Dat is erg handig voor onze kassa en verkoopafdeling. Gemaakte afspraken worden direct getoond en nieuwe contactmomenten worden direct toegevoegd.”

App voor ambulante medewerkers

Xelion heeft een mobiele app waarmee medewerkers altijd verbonden zijn met het centrale telefoniesysteem. “Wij hebben veel intern mobiele mensen die voortdurend op verschillende plekken binnen ons gebouw aan het werk zijn. Vroeger hadden deze mensen een DECT telefoon. Met de komst van Xelion hebben we de DECT installatie kunnen opruimen.”
De Xelion app werkt in combinatie met elk mobiel netwerk, dus je hoeft geen nieuwe abonnementen af te sluiten. Naast bellen en een compleet adresboek beschikt de app ook over functies als chat, presence, agenda en mail.

Conclusies

Met de keuze van Xelion heeft het Muziekkwartier een veelzijdig en stabiel telefoniesysteem. “We wilden niet voor een dubbeltje op de eerste rang zitten, maar een systeem met hele goede prijs/kwaliteit. Met Xelion hebben we een goede keuze gemaakt want het systeem is functioneel compleet.”
Alle functionaliteiten in Xelion worden voor een vaste prijs aangeboden. Geen kleine lettertjes of onaangename facturen als je extra functies wilt gaan gebruiken. “Daarnaast is het prettig om te zien dat gebruikers ook daadwerkelijk met de nieuwe mogelijkheden zoals de app en softphone gaan werken. Zo wordt het mogelijk slimmer te werken en de service naar bezoekers te verbeteren.”