Klantcase Spant

Theater, congressen en ook telefonie a la carte

Spant in Bussum is een bruisend theater en congrescentrum. Jaarlijks worden meer dan 150 theatervoorstellingen geprogrammeerd evenals talloze congressen en evenementen. Ook is Spant een uitvalsbasis voor televisieopnamen met historie zoals Voor de Vuist weg (Willem Duijs), Kinderen voor Kinderen en Voice of Holland. Ook de Boerderij in Huizen is onderdeel van het bedrijf waar ruim 55 medewerkers werken. De telefonische bereikbaarheid is essentieel voor een organisatie als Spant en Renate Bouman (marketing en communicatie) geeft een kijkje in de keuken over gemaakte keuzes en werkwijze.

Niet alleen een checklists

Net zoals bij veel andere organisaties werd Spant gedwongen de traditionele telefooncentrale de deur uit te doen. Renate licht dat toe: “De oude centrale kreeg steeds meer last van storingen en de mogelijkheden waren wel erg mager. Dus we gingen op zoek naar een alternatief en kwamen snel tot de overtuiging dat Xelion het best bij ons past.”

Er werd een lijst opgesteld van eisen en wensen waaraan het nieuwe systeem moest voldoen. “Maar”, geeft Renate aan, “voor ons was het selecteren van de juiste partner ook van belang. We hebben een aantal ICT resellers uitgenodigd en getoetst op betrouwbaarheid, kennis en professionaliteit.”

“Wat de doorslag gaf was het bezoek aan Xelion. In een uitgebreide demo konden we direct van gedachte wisselen met de ontwikkelaars van het systeem. Na de demo wisten we genoeg en daar hebben we later geen spijt van gekregen.” Xelion is de grootste ontwikkelaar van VoIP systemen in Nederland en heeft een 24/7 support organisatie. Door de korte lijnen met resellers en eindgebruikers wordt sneller gereageerd op vragen van gebruikers.

A la carte werken door veel praktische functies

“We willen onze gebruikers niet in een keurslijf duwen door ze allemaal op dezelfde manier te laten communiceren.” Het werk van een receptie-medewerker is immers anders dan van een technicus of van een marketeer. “Met Xelion is het mogelijk om op de manier te werken die bij je past. Er zijn medewerkers die graag met een bureautelefoon werken, maar anderen zijn dol op de PC-softphone. Ook is er belangstelling voor de Xelion app op de smartphone. Het kan allemaal en het hoeft niet op één vaste manier.”

“Het bellen is veel gemakkelijker geworden. In je scherm zie je wie er belt. Doorverbinden, parkeren of een groepsgesprek zijn eenvoudig met de softphone. Ook zijn we erg blij met de presence-lijst. In één oogopslag zie je welke collega’s er zijn ingelogd en of ze beschikbaar zijn voor telefoontjes.” De beschikbaarheid zorgt ervoor dat je niet onnodig telefoongesprekken doorverbindt. Door je aanwezigheidsstatus te koppelen aan je Outlook agenda wordt de beschikbaarheid automatisch aangepast als je een afspraak hebt.

Alle communicatie op één toestel door integratie

Tenslotte geeft Renate aan dat BHV-medewerkers nu makkelijker kunnen worden gewaarschuwd als dat nodig is. “Wij ontvangen veel publiek en daarom is het belangrijk dat de bedrijfshulpverlening goed is georganiseerd. Door de integratie van het brandalarm en Xelion worden beschikbare BHV-ers direct gewaarschuwd. Dat scheelt kostbare tijd.” Xelion maakt het mogelijk om alarminstallaties, maar ook toegangssystemen of camera’s te integreren waardoor geen aparte voorzieningen hoeft te worden aangelegd en medewerkers al hun communicatie op één toestel ontvangen.