FreeVoice

FreeVoice is al meer dan 10 jaar de partner van veel MKB bedrijven die beseffen dat goede bereikbaarheid méér dan een visitekaartje is. De dienstverlening van FreeVoice bestaat uit enerzijds een antwoord- en secretaressedienst op afstand en anderzijds het adviseren en implementeren van VoIP diensten. FreeVoice lééft letterlijk van goede bereikbaarheid en efficiënte afhandeling van gesprekken. Vera Hogewoning is directeur van FreeVoice en stellig in haar mening dat Xelion6 onmisbaar is geworden voor haar bedrijf. Zij legt hieronder uit wat voor haar de belangrijkste redenen zijn om met Xelion6 te werken.

Spectaculaire tijdwinst met de softphone

Met de Xelion softphone ben je in staat om telefoongesprekken via het PC scherm af te handelen. Voor FreeVoice een onmisbare functie. Vera zegt hierover: “Na de overstap naar Xelion belden we in eerste instantie met een telefoontoestel en headset. Hier zijn we snel vanaf gestapt. Iedereen werkt nu met de softphone op zijn PC.” De softphone biedt talloze makkelijke functies. ”We hebben ons werk verdeeld over meerdere vestigingen en met behulp van Xelion chat staan medewerkers voortdurend met elkaar in contact. Ook het terugluisteren van gespreksopname is handig. Soms spreken bellers niet duidelijk of willen we overleggen over een vraag. Dan is het makkelijk dat we met één klik het gesprek kunnen terugluisteren.”

Integratie van telefonie met applicaties voor relatiebeheer

FreeVoice beantwoordt voor honderden verschillende bedrijven de telefoon. Dan is het dus zaak dat je snel inzicht hebt wie er belt en hoe je de telefoon moet beantwoorden. “Voor ons is klantherkenning cruciaal. Wij hebben onze relatiebeheer-applicatie in FilemakerPro geïntegreerd met Xelion. Als er iemand belt, wordt op basis van het inkomend nummer automatisch het juiste belscript op het scherm getoond waarmee de beller op de juiste manier te woord wordt gestaan. Deze integratie met de softphone scheelt al snel 10 tot 25 seconden per gesprek. Ons gespreksvolume groeit snel en zonder de integratie zouden we niet meer in staat zijn om ons werk goed te kunnen uitvoeren.”

Meten is weten: real time inzicht en rapportage

Xelion6 beschikt over diverse manieren om de bereikbaarheid van de organisatie inzichtelijk te maken. Standaardfunctionaliteit, dus geen dure extra opties zoals in andere systemen. Neem de real time wallboards waarmee je in één oogopslag ziet hoeveel gesprekken er binnenkomen en of gesprekken op tijd worden beantwoord. Op basis van real time inzicht schakel je direct de juiste capaciteit bij.

Ook kun je met het systeem zelf rapporten instellen waarmee je inzicht hebt over het aanbod van gesprekken over een periode. Op basis van trends kun je de dienstverlening optimaliseren en in het geval van FreeVoice, aan klanten laten zien welke kwaliteit er wordt geleverd. Het laatste woord is aan Vera “Ik ontvang dagelijks rapportages die ik kan gebruiken om bij te sturen als dat nodig is. En het gebruik van wallboards staat hoog op het verlanglijstje. Want het mooie van Xelion6 is, er komen telkens krachtige functies bij die ons helpen ons werk beter uit te voeren”