Was ist eine VoIP-App und wie funktioniert sie für dein Unternehmen?

Eine VoIP-App ist eine Möglichkeit, über das Internet mit deinem Smartphone Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen. Du installierst die App auf deinem iPhone oder Android-Gerät, meldest dich mit deinem geschäftlichen Konto an und telefonierst darüber mit deiner Firmenrufnummer statt mit deiner privaten Mobilnummer.

Für neue Nutzer fühlt es sich oft so an: Du öffnest die App und siehst ein Tastenfeld, genau wie auf deinem Telefon. Du kannst Kunden, Kollegen oder externe Nummern anrufen. Wenn jemand deine Firmenrufnummer anruft, kommt der Anruf über die App auf deinem Smartphone an. Er sieht aus wie ein ganz normaler eingehender Anruf. Du nimmst ab, sprichst, vermittelst den Anruf weiter oder legst auf.

Der einzige Unterschied liegt darin, wie der Anruf übertragen wird. Statt über eine herkömmliche Telefonleitung läuft der Anruf über das Internet, per WLAN, 4G oder 5G. Solange du eine stabile Verbindung hast, kannst du von überall aus Anrufe tätigen und entgegennehmen.

In vielen Fällen siehst du außerdem zusätzliche Informationen, zum Beispiel wer anruft oder ob ein Kollege erreichbar ist. Das klingt einfach. Und das ist es auch.

Im geschäftlichen Umfeld ist eine VoIP-App aber nur ein Teil des Ganzen. Du musst trotzdem festlegen, wie Anrufe behandelt werden. Wer nimmt ab? Was passiert, wenn jemand nicht erreichbar ist? Und wie behältst du den Überblick?

Eine VoIP-App allein ist noch nicht das komplette System

Viele denken, eine VoIP-App sei das Telefonsystem. Das stimmt nicht. Eine VoIP-Anwendung ist nur das Werkzeug, mit dem du Anrufe tätigst oder entgegennimmst. Die eigentliche Logik deiner Telefonanlage liegt darunter. Ein Beispiel: Ein Kunde ruft deine Hauptrufnummer an. Geht der Anruf an eine Person? An ein Team? Oder an mehrere Kollegen gleichzeitig? Das steuert nicht die App. Das hängt davon ab, wie deine Telefonie eingerichtet ist. Ohne diese Einrichtung ist eine Voice-over-IP-App nur eine einfache Möglichkeit zu telefonieren.

So sieht eine Voice-over-IP-App in der Praxis aus

Du bist nicht an deinem Schreibtisch. Ein Kunde ruft deine Firmenrufnummer an. Der Anruf kommt auf deinem Smartphone an. Du siehst, wer anruft. Du nimmst ab. So weit, so gut.

Aber stell dir jetzt Folgendes vor:

Drei Kollegen sind verfügbar.
Einer telefoniert bereits.
Einer ist für Vertriebsanrufe zuständig.
Und einer möchte nicht gestört werden..

Wer bekommt den Anruf? Eine gewöhnliche VoIP-App kann diese Frage nicht beantworten.

Der Unterschied zwischen einfacher und geschäftlicher Nutzung

Es gibt viele VoIP-Apps. Manche sind für den privaten Gebrauch gedacht. Andere werden im geschäftlichen Umfeld eingesetzt.

Zu einer geschäftlichen Lösung gehört oft eine VoIP-Telefonie-App, die mit einem zentralen System verbunden ist.

Mit einer VoIP-Telefonie-App kannst du:

• deine Firmenrufnummer auf dem Smartphone nutzen
• Anrufe an Kollegen weitervermitteln
• sehen, wer verfügbar ist

Eine VoIP-Telefonie-App fürs iPhone eignet sich zum Beispiel gut, um Anrufe entgegenzunehmen. Ohne klare Regeln im Hintergrund können Anrufe aber trotzdem verpasst oder uneinheitlich behandelt werden.

Genau hier stoßen viele Unternehmen auf Probleme.

Wo bei einer Einzellösung Probleme entstehen

Wer sich allein auf eine VoIP-App verlässt, ohne ein richtig konfiguriertes Telefonsystem dahinter, erlebt oft Situationen wie diese:

• Anrufe klingeln bei der falschen Person
• keine Vertretung, wenn jemand nicht erreichbar ist
• kein Einblick in verpasste Anrufe
• kein Überblick darüber, wer verfügbar ist

Die App funktioniert. Aber die Abläufe drumherum nicht.

Hier kommt Xelion ins Spiel

Xelion arbeitet im Hintergrund deiner VoIP-App und steuert, wie Anrufe behandelt werden, bevor sie auf deinem Smartphone ankommen.Ein Kunde ruft deine Firmenrufnummer an.

• Du legst fest, wer den Anruf zuerst bekommt.
• Du siehst, wer verfügbar ist.
• Anrufe werden bei Bedarf weitergeleitet.
• Kollegen können ganz einfach übernehmen.

Die VoIP-Telefonie-App ist einfach das Mittel, mit dem du den Anruf annimmst, und Xelion sorgt dafür, dass er an der richtigen Stelle landet. Ob du die Xelion iOS App auf dem iPhone oder die Xelion Android App auf einem Android-Gerät nutzt: Xelion sorgt dafür, dass jeder Anruf richtig weitergeleitet wird.

Ein System, ein Überblick

Mit Xelion wird deine VoIP-App Teil eines kompletten Systems.

Du verwaltest:

• Nutzer
• Verfügbarkeit
• Anrufverteilung
• Anrufverlauf

an einem Ort.

Mitarbeitende können Anrufe auf jedem Gerät annehmen, ob am Desktop, über eine VoIP-Telefonie-App oder an einem Tischtelefon, und zwar immer mit derselben Firmenrufnummer.

Für Unternehmen und Reseller

Wenn du dich mit VoIP-Apps beschäftigst, willst du wahrscheinlich herausfinden, wie du geschäftliche Anrufe organisieren kannst.

Für Reseller ist das oft der Unterschied zwischen einer bloßen VoIP-App und einer Lösung, mit der sich organisieren lässt, wie Anrufe im gesamten Team behandelt werden. Xelion hilft dabei, dieses System zu strukturieren, damit Anrufe einheitlich behandelt werden.