IBB Institut für Berufliche Bildung AG
Das IBB Institut für Berufliche Bildung AG ist einer der größten privaten Weiterbildungsanbieter in Deutschland. Mit vielen Standorten in ganz Deutschland verteilt bietet das IBB eine breite Palette an Weiterbildungen, Umschulungen und Coachings an, die sowohl online von zu Hause aus oder in einem Standort absolviert werden können. Seit 1985 unterstützt das IBB Menschen dabei, ihre beruflichen Ziele zu erreichen und sich erfolgreich weiterzuentwickeln.
Die Situation vor Xelion
Vor der Einführung von Xelion stand das IBB vor erheblichen Herausforderungen in seiner Kommunikationsinfrastruktur. Mit über 70 Standorten nutzte das Unternehmen eine Vielzahl von Telefonsystemen. Diese Insellösungen führten zu einer Vielzahl von Problemen:
Uneinheitliche Systeme
Unterschiedliche Telefonanlagen und fehlende zentrale Verwaltung führten zu einem Mangel an Transparenz und Effizienz.
Kein Support
Fehlende Passwörter und uneinheitliche Systeme machten Support nahezu unmöglich.
Kein zentrales Telefonbuch
Jeder Standort hatte eigene Telefonbücher, was die standortübergreifende Kommunikation erschwerte. Zudem war es auch herausfordernd sich gegenseitig unter den Standorten zu unterstützen, wenn z.B. ein Mitarbeiter mehrere Standorte betreut, konnte er nicht mit der Nummer des jeweiligen Standortes raustelefonieren
Keine Transparenz
Durch die unterschiedlichen Systeme war es schwierig Transparenz innerhalb des Unternehmens zu schaffen. Einige Standorte hatten Warteschleifen eingestellt, andere nicht. Es gab keine Möglichkeit dies einheitlich einzustellen. Zudem gab es kein Call Routing. Wenn ein Mitarbeiter telefoniert hat und einen zweiten Anruf erhalten hat musste er im Büro mit den Fingern schnipsen, dass die Kollegen sehen können, dass ein zweiter Anruf reinkommt. So konnte man sich nicht auf das eigene Gespräch konzentrieren.
Schlechte Erreichbarkeit und hohe Kosten
Während Corona waren einige Mitarbeiter teilweise gar nicht erreichbar, da nicht jeder eine eigene Telefonnummer hatte. Dies wurde versucht mit Handys zu lösen, führte allerdings zu hohen Kosten und einer unprofessionellen Außendarstellung, da die Kunden mit Handynummern angerufen wurden.
Provider-Wirrwarr
Unterschiedliche Verträge an verschiedenen Standorten führten zu fehlender Kostentransparenz. Jeder Standort hatte sehr unterschiedliche Kosten.
Hohe Administration
Die Verwaltung der verschiedenen Systeme war extrem aufwendig, was dazu führte, dass einige Mitarbeiter nur für die Telefonie abgestellt waren.
Anforderungen der IBB an die neue Telefonie Lösung
Einheitliche Systeme
Einführung einer zentralen Telefonanlage, um die Verwaltung zu vereinfachen und Transparenz zu schaffen.
Verbesserter Support
Sicherstellung eines konsistenten und zugänglichen Supports durch einheitliche Systeme und zentrale Verwaltung.
Zentrales Telefonbuch
Implementierung eines zentralen Telefonbuchs, um die standortübergreifende Kommunikation zu erleichtern und die Unterstützung zwischen den Standorten zu verbessern.
Erhöhte Transparenz
Schaffung von Transparenz innerhalb des Unternehmens durch einheitliche Systeme und Funktionen wie Call Routing und zentrale Warteschleifen.
Bessere Erreichbarkeit
Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter, auch während Krisenzeiten wie der Corona-Pandemie, erreichbar sind, ohne auf teure und unprofessionelle Lösungen wie Handys zurückgreifen zu müssen.
Kosteneinsparungen
Reduzierung der Kommunikationskosten durch Konsolidierung der Verträge und Nutzung kosteneffizienter Technologien.
Kostentransparenz
Schaffung von Kostentransparenz durch einheitliche Verträge und zentrale Verwaltung der Kommunikationskosten.
Effiziente Administration
Reduzierung des administrativen Aufwands durch zentrale Verwaltung und einheitliche Systeme, sodass Mitarbeiter sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
“Die Zusammenarbeit mit Xelion hat unsere Kommunikationsinfrastruktur revolutioniert und uns geholfen, erhebliche Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen zu erzielen. Mit Xelion an unserer Seite sind wir bestens gerüstet, um zukünftige Herausforderungen zu meistern und unsere Ziele zu erreichen.”
Einführung von Xelion
Die Implementierung von Xelion inklusive der Hardware und der DECT Infrastruktur lief einwandfrei. Die CANCOM ICT Service GmbH hat in Zusammenarbeit mit Xelion und dem IBB einen reibungslosen Übergang gewährleistet. Die Betreuung der Cancom lief von Anfang an hervorragend. Es gab einen klar strukturierten Onboarding Plan.
Konnten die vorher gesetzten Ziele durch die Zusammenarbeit mit Xelion und Cancom gelöst werden?
Zentrales Management
Alle Standorte wurden auf ein einheitliches System umgestellt, was die Verwaltung erheblich vereinfachte. Zudem haben die Standorte nun die Möglichkeit sich gegenseitig zu unterstützen, indem sie von unterschiedlichsten Standorten ein- und ausgehende Telefonate tätigen können. Nun können die Anrufe auch beantwortet werden, wenn niemand am Standort ist. Diese Vereinheitlichung hat zu deutlichen Effizienzsteigerungen geführt.
Einheitlicher Firmenauftritt
Durch zentrale Ansagen gibt es nun einen einheitlichen Firmenauftritt nach außen. Und noch besser, jeder Mitarbeiter hat mittlerweile seine eigene Rufnummer, so gibt es die Möglichkeiten zwischen der persönlichen Rufnummer und den Anrufgruppen zu wechseln.
Kosteneinsparungen
Durch die Konsolidierung der Verträge und das Nutzen neuer Funktionalitäten, wie z.B. Warteschleifen konnten erhebliche Kosten und Mitarbeiter Ressourcen eingespart werden. Zudem konnten sogar Stromkosten eingespart werden, da es vorher über 80 Faxgeräte gab.
Besserer Support
Dank zentraler Verwaltung und einheitlicher Hardware konnte der Support deutlich verbessert werden.
Zentrale Telefonbuch
Ein zentrales Telefonbuch erleichterte die Kommunikation zwischen den Standorten und nach außen erheblich. Mithilfe des Single Sign On können sich die Mitarbeiter noch viel komfortabler anmelden. Dies hat zu einer sehr hohen Zufriedenheit bei den Mitarbeitern geführt.
Moderne Funktionen
Funktionen wie Voicemail per E-Mail und digitale Faxe verbessern die Effizienz. Zudem kann durch das Call Routing und die einfache Einstellung Rufumleitungen gewährleistet werden, dass während des Urlaubs oder einer Krankheit keine 50 Anrufe auf die Voicemail gehen. Dies hat zu zufriedeneren Kunden und Mitarbeitern geführt.
Einfache Einführung
Die vorkonfigurierte Hardware wurde von IBB selbst an den Standorten installiert, unterstützt durch Remote-Installation von Cancom. Das war sehr angenehm und vor allem flexibel.
