Was ist ein Softphone? App, Vorteile & Funktionen
War ist ein Softphone? Kurz gesagt: ein Telefon ohne Hardware. Eine Softphone App läuft auf dem Computer, dem Smartphone oder im Browser und ermöglicht vollwertiges Telefonieren über eine Internetverbindung. Kein Tischtelefon, kein Kabel, keine separate Leitung. Einfach anmelden und telefonieren, egal wo man sich befindet.
Was ist ein Softphone genau?
Ein Softphone, auch Soft Phone oder IP Softphone genannt, ist eine Softwareanwendung, die die Funktion eines Telefons übernimmt. Die Softphone Application nutzt das Internet Protocol, um Gespräche zu übertragen, genau wie ein IP-Tischtelefon, aber ohne physisches Gerät.
Softphones werden in der Unternehmenstelefonie eingesetzt, um Mitarbeitern flexibles Arbeiten zu ermöglichen. Wer eine Softphone App auf dem Laptop oder Smartphone installiert, ist unter seiner Firmennummer erreichbar, unabhängig davon, ob er im Büro, im Homeoffice oder unterwegs ist.
Softphone App: wie funktioniert das in der Praxis?
Ein Mitarbeiter öffnet die Softphone App auf seinem Gerät und meldet sich mit seinen Zugangsdaten an. Ab diesem Moment ist er Teil der Telefonanlage: Er sieht den Präsenzstatus seiner Kollegen, kann Anrufe entgegennehmen, weiterverbinden und selbst wählen, genau wie an einem Tischtelefon im Büro.
Incoming Anrufe klingeln auf der Softphone Application, der Mitarbeiter sieht den Namen des Anrufers, sofern er im System hinterlegt ist, und kann sofort reagieren. Geht er nicht ran, greift die eingestellte Anrufweiterleitung oder die Voicemail.
Soft VoIP: Qualität und Zuverlässigkeit
Soft VoIP, also Telefonie über eine Softphone Application, ist bei ausreichender Internetverbindung genauso zuverlässig wie klassische Festnetztelefonie. Entscheidend sind Bandbreite und Latenz der Verbindung. In der Praxis reicht eine normale Breitbandverbindung für mehrere gleichzeitige Gespräche aus.
Moderne Softphones nutzen Technologien zur Geräuschunterdrückung und Echokompensation, sodass auch in lauten Umgebungen klare Gespräche möglich sind. Ein gutes Headset verbessert die Gesprächsqualität zusätzlich.
Softphone Windows und weitere Plattformen
Softphones gibt es für alle gängigen Betriebssysteme und Gerätetypen:
Softphone Windows: Die Desktop-App läuft auf Windows-Rechnern und integrierten Arbeitsplätzen. Sie bietet denselben Funktionsumfang wie ein IP-Tischtelefon, ergänzt durch Clickverwijzing aus dem CRM und Statusanzeigen für Kollegen.
Softphone App für iOS und Android: Mitarbeiter telefonieren vom Smartphone unter ihrer Firmennummer. Anrufe, Voicemail und Präsenzstatus sind auch unterwegs verfügbar.
Browser-basiert: Manche Softphone Applications laufen direkt im Browser, ohne Installation. Das ist praktisch für Nutzer mit eingeschränkten IT-Rechten oder wechselnden Arbeitsplätzen.
Vorteile eines IP Softphone im Unternehmenseinsatz
Warum setzen immer mehr Unternehmen auf Softphones statt auf klassische Tischtelefone?
Keine Hardware: Ein Softphone braucht kein physisches Gerät. Laptop und Headset reichen aus. Das reduziert Anschaffungskosten und Wartungsaufwand.
Standortunabhängigkeit: Mitarbeiter sind unter ihrer Firmennummer erreichbar, wo immer sie arbeiten. Homeoffice, Außendienst oder zweiter Standort, die Telefonanlage folgt dem Nutzer.
Einfache Einrichtung: Ein neuer Mitarbeiter wird in der Telefonanlage angelegt und erhält seine Zugangsdaten. Die Softphone App ist in wenigen Minuten eingerichtet, kein Techniker nötig.
Vollständige Integration: Ein IP Softphone ist kein isoliertes Tool, sondern Teil der Telefonanlage. Anrufwarteschlangen, Berichte, Präsenzstatus und CRM-Anbindung funktionieren genauso wie bei jedem anderen Endgerät im System.
