Metallwerkstatt Heilmann
Die Metallwerkstatt Heilmann ist ein klassischer Handwerksbetrieb in Waldkirch mit 20 Mitarbeitern, spezialisiert auf die Herstellung und Montage von Metallbaukonstruktionen.
Die Situation vor Xelion
Die Metallwerkstatt Heilmann hatte erhebliche Herausforderungen mit ihrer alten Kommunikationslösung. Diese war auf das Büro beschränkt und bestand aus einem Router, der mit einer lokalen Telefonanlage verbunden war. Bei vor Ort Terminen waren die Mitarbeiter nur über ihre privaten Handys erreichbar. Zudem war die Anzahl der gleichzeitigen Gespräche stark begrenzt, was die Effizienz und die telefonische Erreichbarkeit erheblich beeinträchtigte.
Anforderungen der Metallwerkstatt Heilmann an eine neue Telefonie Lösung
Die Metallwerkstatt Heilmann hatte klare Anforderungen an eine neue Kommunikationslösung, um ihre Effizienz und Erreichbarkeit zu verbessern:
Skalierbarkeit
Die Anzahl der parallelen Gespräche und Mitarbeiter sollte flexibel anpassbar sein, um mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. Dadurch sollte die Erreichbarkeit für die Kunden erheblich verbessert werden, da mehrere Anfragen gleichzeitig bearbeitet werden können.
Verbesserung der Erreichbarkeit
Durch die Skalierbarkeit der Anzahl der parallelen Gespräche und die Integration erweiterter Funktionen wie Anrufbeantworter und Warteschlangen sollte die Erreichbarkeit für die Kunden erheblich verbessert werden. Dies sollte ermöglichen, mehrere Anfragen gleichzeitig zu bearbeiten und sicherstellen, dass keine Anrufe mehr verloren gehen.
Automatisierung:
Die Möglichkeit, Öffnungszeiten zu hinterlegen und Anrufe außerhalb dieser Zeiten automatisch zum Anrufbeantworter weiterzuleiten. Dadurch sollten keine Anrufe mehr verloren gehen und die Kunden wissen, wann sie wieder anrufen können.
Standortunabhängiges Arbeiten
Ein zentrales Ziel war die Möglichkeit, unabhängig vom Standort zu arbeiten und zu telefonieren. Die Mitarbeiter sollten auch bei Terminen vor Ort über die Bürorufnummer erreichbar sein. Dies sollte durch die Nutzung der Smartphone-App und des Softphones gewährleistet werden.
“Durch Xelion sind wir sowohl im Büro als auch unterwegs jederzeit erreichbar. Wir können Standortunabhängig arbeiten und die Anzahl der Mitarbeiter flexibel skalieren, ohne uns Gedanken über die Leistungsfähigkeit der Telefonanlage machen zu müssen. Xelion hat unsere Effizienz und Flexibilität erheblich verbessert.”
Einführung von Xelion
Die Implementierung von Xelion in der Metallwerkstatt Heilmann verlief reibungslos und effizient. Der zuständige IT-Dienstleister Loqon IT Service stellte die Anlage vor und besprach die spezifischen Anforderungen sowie die erforderlichen Voraussetzungen für den Einsatz der Xelion-Anlage. Dazu gehörten auch die benötigte Hardware und die Anbindung an den Provider. Anschließend wurde die Anlage nach den Wünschen der Metallwerkstatt Heilmann eingerichtet und an den neuen SIP-Trunk angebunden, auch die Hardware und Software wurden installiert. Nach der erfolgreichen Einrichtung erhielten sie eine umfassende Schulung zur Bedienung der neuen Anlage.
Konnten die vorher gesetzten Ziele durch die Zusammenarbeit mit Xelion und Loqon gelöst werden?
Die Umstellung auf die Xelion-Anlage hat die Erreichbarkeit und Effizienz der Metallwerkstatt Heilmann erheblich verbessert. Die gesetzten Ziele konnten erreicht werden:
Sorgenfreie Erreichbarkeit und Skalierbarkeit
Die Erreichbarkeit und Skalierbarkeit sind nun kein Problem mehr. Sowohl extern als auch intern ist das Unternehmen nun deutlich besser erreichbar. Dies hat die Kommunikation mit den Kunden und innerhalb des Teams wesentlich erleichtert. Das Unternehmen kann flexibel auf wachsende Anforderungen reagieren, ohne sich Gedanken über technische Einschränkungen machen zu müssen.
Automatisierung der Anrufverwaltung
Mit Xelion konnte die Metallwerkstatt Heilmann ihre Öffnungszeiten hinterlegen und Anrufe außerhalb dieser Zeiten automatisch zum Anrufbeantworter weiterleiten. Dadurch gehen keine Anrufe mehr verloren und die Kunden wissen genau, wann sie wieder anrufen können oder hinterlassen eine Nachricht auf der Mailbox. Diese Funktion hat die Effizienz und den Kundenservice erheblich verbessert.
Effiziente Nutzung von Smartphones
Durch den Wechsel auf die Xelion-Anlage entfiel die Notwendigkeit, ein DECT-System einzurichten, da die Smartphone App hervorragend funktioniert. Stattdessen sind die Mitarbeiter nun mit der Bürorufnummer über ihre Smartphones erreichbar, was die Flexibilität und Mobilität erhöht und erleichtert hat. Die Mitarbeiter sind begeistert, wie einfach es ist über die Smartphone App zu telefonieren. Zudem konnten durch das Entfallen des DECT Systems Kosten eingespart werden.
Zusammenarbeit mit Xelion
Die Zusammenarbeit mit Xelion verläuft reibungslos, auch wenn bisher kein direkter Kontakt bestand. Der IT-Dienstleister Loqon IT Service kümmert sich um alle anfallenden Probleme, wenn in den seltensten Fällen überhaupt mal welche auftreten, und behebt diese sehr zügig. Bisher kann nur Positives berichten werden. Sie sind mit der Unterstützung und der Zuverlässigkeit der Lösung sehr zufrieden.
Unterstützung im alltäglichen Betrieb
Das Telefon ist ein essenzieller Bestandteil der Kommunikation in der Metallwerkstatt Heilmann. Eine zuverlässige Telefonanlage ist daher unerlässlich. Die Xelion-Anlage erfüllt diese Anforderungen mit Bravour und unterstützt das Unternehmen im täglichen Betrieb durch ihre hohe Zuverlässigkeit und Funktionalität.
Die Zukunft mit Xelion
Die Metallwerkstatt Heilmann hat klare Pläne für die zukünftige Nutzung von Xelion und sieht der langfristigen Zusammenarbeit positiv entgegen. Im Büro soll zukünftig ausschließlich über das Softphone telefoniert werden und im Außendienst über das Smartphone, um die Flexibilität und Effizienz weiter zu steigern. In der Produktion werden weiterhin Hardphones benötigt, um den spezifischen Anforderungen dieses Bereichs gerecht zu werden.
