Van voicemail naar e-mail: bekijk de mogelijkheden

Je bent in gesprek, onderweg naar een afspraak of gewoon even niet bij je toestel. De telefoon gaat, niemand neemt op, en de beller spreekt iets in. Normaal gesproken hoor je dat pas als je zelf weer naar je voicemail gaat luisteren. Met voicemail to email, oftewel je voicemail naar e-mail sturen, hoeft dat niet meer: het bericht komt gewoon in je inbox terecht, precies zoals een e-mail. Geen aparte app, geen inbelnummer onthouden, geen voicemail die je vergeet af te luisteren. Je ziet het bericht tussen je andere mail staan en kunt het meteen beluisteren of teruglezen.

Wat is voicemail to email precies?

Voicemail to email, of voicemail naar e-mail, betekent dat een ingesproken bericht automatisch als e-mail bij je binnenkomt. Het geluidsbestand zit als bijlage in de mail, vaak aangevuld met een tekstuele samenvatting. Zo hoef je niet in te bellen op een voicemailbox, maar zie je meteen wie er heeft gebeld en wat diegene wilde. Sommige mensen zoeken hiernaar als voice message to email of spraakbericht naar e-mail, maar het komt op hetzelfde neer: een ingesproken bericht dat gewoon als mail in je inbox landt.
Voor een receptioniste die 's ochtends tussen tien telefoontjes door werkt, scheelt dat direct tijd. Voor een sales manager die net van een klant komt, betekent het dat een gemiste lead niet blijft liggen tot het einde van de dag.

Zo stel je het in: voicemail forward to email

Bij Xelion regel je dit vanuit de instellingen van je toestel of gebruikersprofiel, oftewel je voicemail doorsturen naar e-mail. Je koppelt het gewenste e-mailadres aan de voicemailbox, kiest of je alleen het geluidsbestand of ook een samenvatting wilt ontvangen, en klaar. Wie op zoek is naar how to forward voicemail to email, of in het Nederlands hoe stuur je een voicemail door naar e-mail, komt bij Xelion dus niet in een handleiding van tien stappen terecht: het is een instelling die je zelf in een paar klikken regelt. Geen IT-ticket nodig, geen technische kennis vereist.
Voor teams die met meerdere doorschakelingen werken, zoals een klantenservice met verschillende afdelingen, kun je per gebruiker of per wachtrij instellen waar de voicemail sent to email, ofwel je verzonden voicemail naar e-mail, terechtkomt. Zo komt een bericht voor de zorgpraktijk bij de juiste doktersassistente, en een bericht voor de backoffice bij de juiste collega.

Een voicemail doorsturen naar een collega

Soms is een voicemail niet voor jou bedoeld, maar voor een collega. Je stuurt het bericht dan gewoon door als bijlage, net als elke andere e-mail. Handig als je vaker voicemails naar meerdere mensen tegelijk moet doorsturen: je hoeft niet steeds opnieuw in te bellen, je kunt gewoon send voicemails to email, dus voicemails verzenden naar e-mail, en iedereen leest het bericht op zijn eigen moment. Dat is in de praktijk hoe je voicemail to email services, ofwel de voicemail-naar-e-mail functie, bij Xelion gebruikt om berichten binnen een team te transferren: geen gedoe met wachtwoorden of doorverbinden naar een ander toestel, het bericht staat al in je mail en gaat met één klik naar de juiste persoon. Precies daarom zoeken mensen ook naar how to transfer voicemail to email, oftewel hoe zet je een voicemail over naar e-mail: niet om een technisch probleem op te lossen, maar om een bericht simpelweg op de juiste plek te krijgen.

Praktisch voor elke afdeling

• Directie en eigenaren: je ziet ook onderweg wat er speelt, zonder dat je continu je telefoon hoeft te checken.
• Sales en accountmanagement: een gemiste lead spreekt iets in, jij ziet het bericht meteen tussen je mail en belt terug voordat de klant naar een concurrent stapt.
• Klantenservice en backoffice: berichten van klanten komen automatisch bij de juiste medewerker terecht, ook als de lijn even vol zit.
• Zorgpraktijken: een patiënt belt over een afspraak of uitslag, de doktersassistente ziet het bericht rustig binnenkomen tussen de andere mail, zonder dat er iets tussen wal en schip valt.

Vooral in de ochtend, tijdens lunchpauzes of bij piekmomenten in de klantenservice loopt de telefoon vol. Doordat elke voicemail sent to email, ofwel voicemail verzonden naar e-mail, wordt gestuurd, blijft er niets liggen: je ziet in je inbox in één oogopslag hoeveel berichten er zijn binnengekomen en van wie, zonder dat je continu naar je voicemailbox hoeft te bellen.

Ook handmatig een voicemail versturen

Wil je een specifiek bericht delen buiten het automatische proces om, dan kan dat ook. Je downloadt het geluidsbestand vanuit je overzicht en stuurt het als bijlage mee in een gewone e-mail. Handig als je een bericht wilt doorsturen naar iemand buiten het systeem, zoals een externe partner. Dat is in de kern how to email a voicemail, oftewel hoe mail je een voicemail: geen apart programma, gewoon een bijlage in een mail die je toch al verstuurt.

Onderdeel van je platform, geen losse toevoeging

Bij Xelion is dit geen apart systeem dat je erbij moet regelen. Het werkt samen met de andere kanalen die je al gebruikt, zoals bellen, chat en WhatsApp, zodat je niet tussen verschillende systemen hoeft te schakelen om te zien wat een klant heeft ingesproken of geschreven. Zo krijg je voicemail in email, oftewel voicemail in e-mail, net zo vanzelfsprekend als elke andere mail die binnenkomt.

Nooit meer een ingesproken bericht missen

Met voicemail forward to email, dus je voicemail doorsturen naar e-mail, hoef je niet meer te onthouden wanneer je moet inbellen op je voicemailbox. Het bericht komt vanzelf naar je toe, tussen de rest van je mail, zodat je het op je eigen moment kunt beluisteren of teruglezen. Geen extra stap, geen gemiste telefoontjes die pas 's avonds opvallen.