Privacyverklaring

Doe wat je zegt, en zeg wat je doet

Xelion verwerkt veel gegevens via verschillende media, zoals de website, mobiele apps en de desktopapplicatie. We werken onze privacyverklaring bij zodra nieuwe functionaliteit live gaat.

Softwaregebruik

Op het gebruik van onze software en dienstverlening zijn de Xelion End User License Agreement (EULA) van toepassing.

AVG / GDPR

General Data Protection Regulation

We houden ons strikt aan de AVG: transparante verwerking, gedocumenteerde grondslagen en volledige invulling van de rechten van betrokkenen. Technische en organisatorische maatregelen omvatten onder meer risicoanalyses en privacytrainingen voor medewerkers.

AI & Gegevensverwerking

Transparantie over AI binnen Xelion

Optionele platformfuncties die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie worden uitsluitend uitgevoerd in opdracht van de reseller, binnen de grenzen van de verwerkersovereenkomst.

Toepassingen

• Transcriptie:gespreksopnames worden via verwerker Bumicom omgezet naar tekst; transcripten blijven opgeslagen binnen de Xelion-omgeving.
• Transcriptie-analyse: geautomatiseerde, geanonimiseerde analyse via Ipster op basis van een gestandaardiseerde, uniforme methodiek.
• AI Assistants: geconfigureerde gebruikers voeren SIP-gesprekken waarbij telefoonnummers worden verwerkt om de interactie mogelijk te maken.

Welke gegevens

Afhankelijk van de geactiveerde functionaliteit: audio-opnames, gespreksmetadata, transcripten, telefoonnummers van bellers, configuratie en tekstuele instructies in het portaal. Er worden geen aanvullende persoonsgegevens verwerkt buiten de geactiveerde functies.

Trainingsdata

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor het trainen van algemene modellen zonder expliciete schriftelijke overeenkomst. Techniek van derde partijen is contractueel beperkt tot de overeengekomen dienstverlening.

Bewaartermijnen

AI-output (transcripten, analysegegevens) wordt momenteel één jaar bewaard binnen de Xelion-omgeving; configureerbaarheid hiervan staat gepland. Er gelden geen aparte bewaartermijnen voor AI-verwerking.

Geautomatiseerde besluitvorming

AI-functionaliteit is adviserend van aard; er vindt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats zonder menselijke tussenkomst.

Internationale doorgifte & gegevensscheiding

Verwerking vindt plaats binnen Nederland. Toekomstige subverwerkers buiten de EER worden vermeld in de subverwerkerslijst, met AVG-conforme waarborgen. Er vindt geen gegevensdeling tussen klanten onderling plaats.

Europese AI Act

Kollie Voice AI

Vanaf 2 augustus 2026 geldt een belangrijk onderdeel van de Europese AI Act: een AI-systeem dat rechtstreeks met een persoon communiceert, moet dit kenbaar maken. De gebruiker moet weten dat hij met een AI-systeem te maken heeft en niet met een mens.

Kollie biedt de mogelijkheid om bij elk gesprek aan te geven dat de beller met een AI-systeem te maken heeft. De gebruiker voert deze melding zelf in via de configuratie. Wordt dit niet ingesteld, dan ligt de verantwoordelijkheid daarvoor bij de reseller en de gebruiker, niet bij Xelion.

Kollie valt niet onder de hoogrisicocategorieën van de AI Act. Het systeem wordt niet gebruikt voor kredietbeoordeling of voor het bepalen van toegang tot essentiële diensten.

Bij elk gesprek met Kollie kan worden doorgeschakeld naar een medewerker. AI vervangt het contact niet, het verwerkt alleen het eerste deel van de interactie.

Call analyse via Ipster

Ipster wordt ingezet om inzicht te geven in de reden van een gesprek, niet om medewerkers te beoordelen. De reseller bepaalt zelf welke gegevens en welke toegang aan het systeem worden gegeven, en daarmee ook onder welk gebruik dit valt. Wordt Ipster gebruikt voor klantbeleving, dan is dat een andere situatie dan wanneer de output wordt gebruikt om medewerkers te beoordelen; die laatste situatie valt onder Bijlage III van de AI Act. De afweging welke situatie van toepassing is, en de eventuele verplichtingen die daaruit volgen, liggen bij de gebruiker, niet bij Xelion.

Meer informatie over de AI Act is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Subverwerkers

Overzicht van onze subverwerkers

Met alle subverwerkers is een verwerkersovereenkomst afgesloten. Technische en organisatorische maatregelen conform AVG en ISO-normen zijn verplicht, net als periodieke naleving-evaluatie.