Van wachtrij naar overzicht en grip
De samenwerking ontstond bij een huisartsenpraktijk die al jaren klant was van DuoCom en met een duidelijke hulpvraag kwam: ze hadden simpelweg te weinig assistenten voor het aantal telefoontjes dat elke ochtend binnenkwam. “Soms zaten er op maandag ochtend wel 128 mensen in de wachtrij,” vertelt Martijn. “En twee assistentes gaan dat niet oplossen.”
In plaats van nog harder te werken, kozen ze ervoor om slimmer te werken. Samen bouwden Martijn en Wietze een terugbelsysteem dat werkt met AI en volledig automatisch afspraken plant op basis van de beschikbaarheid van het team. Patiënten kiezen zelf wanneer ze teruggebeld willen worden en het systeem zorgt dat dat netjes gebeurt. “Daardoor verdwijnt die ochtendpiek en verdeel je de beldruk over de hele dag,” legt Martijn uit.
Werken met een systeem dat wél voor je werkt
De assistentes hoeven niks nieuws te leren of tussen verschillende systemen te schakelen. Ze werken gewoon vanuit één portaal, waarin alle terugbelverzoeken overzichtelijk binnenkomen en doordat het systeem gekoppeld is aan Xelion, kunnen ze direct bellen zonder extra handelingen. “Dat maakt het gewoon prettig werken,” zegt Martijn.
Wietze vult aan: “Praktijken kunnen helemaal zelf bepalen hoe ze het instellen. Van hoeveel tijd ze per gesprek reserveren tot aan wanneer er gebeld mag worden. Zelfs de lunchpauze is weer terug in de agenda en dat is iets wat veel mensen meteen merken.”
Niet alleen voor huisartsen
Hoewel de eerste toepassingen in de zorg liggen, is het systeem veel breder inzetbaar. Denk aan garages die APK-keuringen plannen of sportscholen waar telefoontjes anders gemist worden tijdens een les. “We merken dat het aanspreekt,” zegt Wietze. “We hebben het bij onze klanten laten zien en het leeft echt, mensen willen dit.”
Xelion als basis voor slimme integratie
Een van de redenen waarom dit project zo soepel liep, zit in de techniek erachter. Het platform van Xelion is open en flexibel, waardoor koppelingen en automatiseringen makkelijk gebouwd kunnen worden. “We bellen rechtstreeks vanuit ons portaal via Xelion, zonder dat de gebruiker het merkt,” zegt Martijn. “En nu werken we aan functies waarbij gesprekken automatisch omgezet worden naar tekst, zodat je die later kunt toevoegen aan bijvoorbeeld een patiëntendossier.”
Ook Wietze is enthousiast over de samenwerking: “Het product is stabiel, de support is goed en de lijntjes zijn kort. Dat maakt het gewoon fijn werken.”
De belangrijkste les? Begin klein en bouw samen verder
Aan andere partners die ook met klantgerichte oplossingen aan de slag willen, geven Martijn en Wietze hetzelfde advies: begin met een duidelijke vraag, en werk stap voor stap. “Zorg dat je precies weet wat de klant wil, test het en breid dan pas uit,” zegt Wietze. Martijn vult aan: “Als je het klein houdt en goed afbakent, voorkom je uitstelgedrag en kun je wél snel iets werkends neerzetten.”
Benieuwd naar het hele verhaal? Luister nu de volledige aflevering:
