De aanleiding: drukte, personeelstekort en de behoefte aan controle
“In coronatijd begonnen we al met Xelion, toen thuiswerken opeens nodig werd,” vertelt Silvie. “Maar we wilden méér. Niet alleen bereikbaar zijn, maar ook slimmer omgaan met die bereikbaarheid.”
De praktijken merkten dat het lastig werd om de telefonische pieken goed op te vangen met het beschikbare personeel. Gert vult aan: “Goede mensen vinden is steeds moeilijker. Dan moet je ervoor zorgen dat de mensen die je wél hebt, hun werk vol kunnen houden.”
Samen met Wietze van DuoCom, hun vertrouwde IT-partner, gingen ze op zoek naar oplossingen. Het resultaat: de implementatie van een AI-gestuurd terugbelsysteem, geleverd via Plainwise en volledig geïntegreerd met Xelion.
Grip op de dag
Het nieuwe systeem biedt directe voordelen voor zowel het personeel als de patiënt. “Als er iemand ziek is, pas ik het aantal lijnen aan. Hierdoor zijn er minder beschikbare plekken wat de bereikbaarheid niet ten goede komt. We staan altijd open voor nieuwe zorgmedewerkers om dit te voorkomen. Helaas is er personeelstekort, maar het voorkomt overbelasting bij onze hardwerkende vaste medewerkers,” legt Silvie uit.
De AI verwerkt de inkomende oproepen, biedt patiënten een keuzemogelijkheid om teruggebeld te worden en plant die terugbelmomenten automatisch in op basis van beschikbaarheid. “70% van onze patiënten kiest voor terugbellen via Plainwise,” zegt Silvie. “Ik was benieuwd hoe goed het zou aanslaan, maar het werkt verrassend soepel.”
Het effect: minder wachttijd, meer rust, meer tevredenheid
Waar patiënten vroeger simpelweg moesten wachten, biedt het systeem nu keuze en duidelijkheid. “Als iemand toch blijft hangen in de wachtrij, kunnen we zeggen: ‘U kunt ook kiezen voor een terugbelmoment.’ Dat verandert het gesprek meteen,” aldus Silvie.
Ook aan de kant van het personeel wordt het verschil gevoeld. “Er is meer inzicht, meer grip. We kunnen realistischer plannen en dat geeft ruimte om ook écht aandacht te geven aan een patiënt als dat nodig is.”
Xelion als fundament voor flexibiliteit en schaalbaarheid
Dat deze oplossing zo goed geïntegreerd kon worden, is mede te danken aan het onderliggende Xelion-platform. “Het systeem is open, flexibel en schaalbaar,” zegt Gert. “We bellen nu rechtstreeks vanuit het portaal waarin alles samenkomt en dat werkt gewoon prettig.”
Xelion biedt niet alleen technische stabiliteit, maar ook de mogelijkheid om specifieke wensen, zoals chatfunctionaliteit of realtime wallboards, toe te voegen of aan te passen aan de praktijkbehoefte.
De kracht van samenwerking
Zowel Silvie als Gert zijn uitgesproken over hun samenwerking met Wietze van DuoCom. “Hij begrijpt wat je bedoelt, denkt mee en regelt het gewoon,” zegt Gert. “Je hoeft je probleem niet eerst te vertalen naar IT-taal. Hij pakt het op en komt terug met een oplossing die klopt.”
Die betrokkenheid zorgt ervoor dat er ook ruimte is om verder te denken. “Als er iets nieuws is dat bij ons past, tipt hij het. Dat is wat je wilt van een partner.”
Conclusie: technologie als hulpmiddel, mensen als sleutel
Presikhaaf laat zien dat slimme technologie pas echt verschil maakt als het goed ingebed is in de organisatie. Met betrouwbare partners, ruimte voor feedback en systemen die écht helpen in de dagelijkse praktijk.
“Het systeem staat,” zegt Silvie. “Nu willen we het blijven verbeteren. En daar hebben we vertrouwen in, want we hebben de juiste mensen om ons heen.”
Benieuwd naar het verhaal achter dit klantverhaal?
Achter elk sterk klantverhaal schuilt een goede samenwerking. Lees hoe DuoCom en Plainwise dit project mee vormgaven in ons nieuwsartikel en luister naar de podcast om hun ervaringen zelf te horen.
Klik hier om het nieuwsartikel te lezen.
Klik hier om het volledige interview te beluisteren op Spotify.
