Bereikbaarheid als onderdeel van kwaliteit
Menske werkt sinds november 2025 bij het kindcentrum en houdt zich onder meer bezig met HR, ICT, beleid en professionalisering. Een van de eerste onderwerpen die ze oppakte, was telefonie. ‘We wilden verder professionaliseren en onze dienstverlening nog beter organiseren’, vertelt ze. ‘Daar hoort goede telefonische bereikbaarheid gewoon bij.’
Via Telecombinatie Spakenburg kwam Menske in contact met Xelion. Samen met Milo Lappain van Telecombinatie en Danny Dekker van Xelion keek ze naar een oplossing die paste bij de praktijk van een kindcentrum. ‘Je hebt te maken met pedagogische professionals. Voor hen is de zorg voor de kinderen het belangrijkst. Daarom moet telefonie praktisch en makkelijk werken, zonder te veel poespas.’ Na een demo was Menske snel overtuigd. Niet alleen door de techniek, maar ook door de manier van samenwerken. ‘Het enthousiasme, het gebruiksgemak van de oplossing en het meedenken spraken me aan.’
Direct bij de juiste persoon
In de nieuwe situatie bellen ouders en andere relaties naar één algemeen nummer. Daarna helpt een digitale assistent hen verder. Deze Xelion Plus-dienst is voor Christelijk Kindcentrum Bunschoten op maat ingericht. Zo komen bellers snel bij de juiste persoon, locatie of groep terecht. Ouders weten dat zij niet-dringende vragen over hun kind via de ouderapp kunnen stellen. ‘Daarmee tackelen we eigenlijk al een groot deel van de telefoontjes’, legt Menske uit.
Voor dringende vragen komt de beller snel bij de juiste persoon uit. Dat is een groot verschil met de oude situatie, waarin de groepen niet telefonisch bereikbaar waren. Nu kunnen ouders, als dat nodig is, direct worden doorverbonden met de pedagogisch professional op de groep. Wordt er niet opgenomen, dan gaat de oproep door naar een andere groep of kan de beller een terugbelverzoek achterlaten.
Ook noodsituaties zijn goed afgedekt. ‘Stel dat iemand onderweg een ongeluk heeft gehad of dat een kind onverwacht ziek wordt. Dan is het prettig als er altijd iemand bereikbaar is.’ Tijdens kantoortijden vangen de pedagogisch medewerkers op de groepen en locatiemanagers dit op. Bij ziekte of in vakantieperiodes draaien ook de andere collega’s mee in de noodgroep.
Bereikbaar op locatie én onderweg
Een belangrijk voordeel is dat Xelion op verschillende apparaten werkt. Kantoormedewerkers gebruiken Xelion op hun laptop, met een telefoon, headset of oortjes. Op de groepen staat Xelion op de iPads. Dat maakt een groot verschil in de dagelijkse praktijk. Groepen van het kinderdagverblijf of de BSO gaan regelmatig op pad, bijvoorbeeld naar een speeltuin of activiteit. ‘Voorheen was een medewerker die mee was niet altijd goed bereikbaar. Nu hebben we Xelion op de iPads met een cellular functie zodat we verbinding kunnen maken met een mobiel netwerk. Dus we zijn overal bereikbaar.’
Ook naar ouders toe is dat duidelijker. Medewerkers belden soms met een mobiel werknummer of afgeschermd nummer. ‘Ouders nemen onbekende nummers niet altijd op. Nu bellen we vanaf één en hetzelfde nummer. En als ouders terugbellen, komen ze via het keuzemenu meteen bij de juiste locatie of groep terecht.’
Daarnaast gebruikt het kindcentrum Xelion om onderling te bellen en korte berichten te sturen. Nummers van scholen, de gemeente, GGD of andere samenwerkingspartners kunnen eenvoudig worden opgeslagen. Zo ontstaat gaandeweg een praktisch telefoonboek binnen de organisatie.
Snel gewend
De implementatie verliep vlot. Begin mei was er een korte kick-off voor de kantoormedewerkers. Op de locaties hielpen Telecombinatie en Xelion met de installatie op de iPads en de uitleg aan medewerkers. ‘We hadden hand-outs en een handleiding, maar het spreekt eigenlijk voor zich’, zegt Menske. ‘Als je een appje kunt sturen of iets online kunt bestellen, kun je ook met Xelion werken.’
Natuurlijk waren er na de start nog wat aanpassingen nodig. Zo is de belboom inmiddels herzien, omdat de praktijk net anders bleek dan vooraf bedacht. Juist die flexibiliteit vindt Menske belangrijk. ‘We geven onze wensen door en er wordt gewoon meegedacht. Als er iets snel geregeld moet worden, kan dat.’
Voor de toekomst denkt Christelijk Kindcentrum Bunschoten aan verdere optimalisatie. In het najaar wil Menske bij ouders ophalen hoe zij de bereikbaarheid ervaren. Ook webchat is mogelijk interessant, vooral voor nieuwe ouders die zich buiten openingstijden oriënteren. Maar de basis staat: ouders, collega’s en partners bereiken het kindcentrum makkelijker en komen sneller bij de juiste persoon terecht.
Voor Menske springen twee voordelen eruit: gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie. En haar conclusie is duidelijk: ‘Als je slim wilt kiezen, kies Xelion. Het steekt gewoon goed in elkaar en het werkt gewoon goed.’
