Nieuws

5 tips voor MKB bereikbaarheid

MKB Bereikbaarheid

Bereikbaarheid in het MKB is een veel besproken punt op de agenda. Hoe kunnen we optimaal bereikbaar zijn met minimale overcapaciteit? Klantcontact levert vele kansen op. Een potentiële klant kan klant worden, een bestaande klant kan trouwe klant worden. Het bedrijf kan zich profileren en kan er voor zorgen dat problemen en uitdagingen zo effectief mogelijk worden opgevolgd. Door de telefooncentrale slim in te richten, valt er veel te winnen wat betreft bereikbaarheid. Xelion geeft tips!

Tip 1: Korte lijnen

Communiceer zoveel als mogelijk met het directe nummer. Dit voorkomt onnodige doorschakelpogingen en de klant krijgt direct antwoord op de vraag. Het is niet altijd mogelijk om direct met de juiste persoon te schakelen. Zorg dan in ieder geval voor een keuzemenu. Bij een keuzemenu kan de beller alvast in de goede richting worden gestuurd, door de gewenste afdeling te kiezen. Denk goed na over mogelijke vragen waarvoor klanten bellen, en stel op die manier het keuzemenu op. Met Xelion kan dit keuzemenu eenvoudig zelf worden ingesteld. Geen lastige verzoeken bij de ICT beheerder, maar zelf de routering van gesprekken zo nauwkeurig mogelijk inrichten en bijsturen waar en wanneer nodig.

Tip 2: Plaats onafhankelijke bereikbaarheid

Ideaal als klanten direct de juiste persoon aan de lijn krijgen. Dit werkt echter niet wanneer de betreffende persoon veel buiten de deur is. Ook daarvoor is eenvoudig een oplossing te bedenken. Dankzij de vast mobiel integratie van Xelion, kan de bereikbaarheid van MKB bedrijven bestaan blijven door op verschillende devices op het vaste nummer bereikbaar te zijn. In de auto onderweg naar een klant? Geen probleem! Telefoontjes worden afgeleverd op de smartphone dankzij de Xelion smartphone app.

Tip 3: Transparantie

Wachten is niet in alle gevallen ongewenst. In urgente gevallen is het cruciaal om even te blijven hangen, terwijl bij een minder urgente vraag ook op een later tijdstip kan worden teruggebeld. Wees daarom transparant in de communicatie richting de beller. Met Xelion kun je aan laten geven hoeveel wachtende er voor zijn. Dit geeft uiteraard geen garanties over de wachttijd, maar de beller kan wel zelf inschatten of blijven wachten gewenst is.
Met de API van Xelion is er zelfs een wallboard op de website ontwikkeld. Op dit wallboard is te zien hoeveel mensen er op dit moment in de wacht staan, oftewel, hoe druk het is op de telefooncentrale van het bedrijf. Hierdoor kunnen klanten zelf beslissen wanneer het handig is om te bellen. Dit is voor de bereikbaarheid van een doorgaans MKB wellicht wat overdreven, maar vooral wanneer het bedrijf over een support afdeling of een klant contact center beschikt, is dit een ideale manier om de verwachtingen te managen.

Tip 4: Effectieve afhandeling

Niet bereikbaar is niet bereikbaar. Dat komt in ieder bedrijf voor. Geef dan de klant de mogelijkheid om een terugbelverzoek achter te laten, zodat er zo snel mogelijk wordt teruggebeld wanneer mogelijk. Indien dit nog niet gedaan is, kunnen de contactgegevens van de beller meteen in de Xelion softphone worden opgeslagen. Door in het chat venster op het adresboek te klikken, kan er met minimale drukken op de knop de contactgegevens van het terugbelverzoek worden doorgestuurd aan de betreffende persoon. Als het dan een keer voorkomt dat een persoon niet bereikbaar is, dan wordt het telefoontje in ieder geval wel zo effectief mogelijk afgehandeld.

Tip 5: Meten is weten, gissen is missen

Een vermoeden van de bereikbaarheid van het MKB zal er vast en zeker zijn, maar is dit ook de waarheid? Door de Xelion rapportages te gebruiken, kan er in een overzichtelijk rapport worden weergegeven hoe goed de bereikbaarheid geregeld is. Zijn er piekuren of daluren? Zijn er veel gemiste telefoontjes en hoe lang is de gemiddelde wachttijd? Geen onbelangrijke vragen om aan te sturen op optimale bereikbaarheid in het MKB.

Maak gebruik van de functionaliteiten

Maak een potentiële klant een bestaande klant, maak bestaande klanten trouwe klanten. Door de telefooncentrale slim in te richten en de standaard functionaliteiten van Xelion slim te gebruiken, kan de MKB bereikbaarheid aanzienlijk worden verbeterd! Xelion is de VoIP MKB oplossing die bedrijven verder helpt.